Management System Dalam industri bisnis yang berkecimpung di bidang ritel barang, pengelolaan stok dan transaksional barang bukanlah proses yang sederhana. Apalagi saat ini konsumen sudah bisa membeli suatu barang secara online kapanpun tanpa harus menunggu jam operasional toko – seperti halnya toko offline. Itulah mengapa bagi Anda yang baru saja terjun ke dunia bisnis barang ritel perlu mulai mempertimbangkan menggunakan warehouse management system.
Sejatinya Anda tidak hanya berfokus pada penggunaan strategi pemasaran dan penjualan terbaik untuk mendapatkan posisi market terbaik di pangsa pasar. Melainkan Anda harus mencari tahu cara untuk mengelola inventaris atau persediaan barang dan layanan pelanggan Anda. Di sinilah warehouse management system (WMS) atau sistem manajemen gudang berperan penting. Merujuk pada sekumpulan alat-alat otomatis, WMS akan memfasilitasi semua yang Anda butuhkan.
Mulai dari mengelola produk, merampingkan proses inventaris dan distribusi barang sehingga dapat menghemat biaya pengeluaran (fixed cost) bisnis Anda. Semua yang perlu Anda ketahui tentang sistem manajemen gudang atau WMS bisa Anda baca pada artikel ini.
Apa Itu Warehouse Management?
Sebelum Anda mempelajari lebih lanjut tentang WMS, Anda perlu tahu konsep yang mendasari WMS itu sendiri, yaitu warehouse management. Warehouse management yang dalam bahasa Indonesia artinya manajemen gudang adalah istilah umum yang merepresentasikan proses yang terlibat dalam menjalankan dan mengawasi operasi harian gudang. Adanya manajemen gudang membantu Anda untuk mempertimbangkan segalanya, mulai dari tata letak gudang, manajemen tenaga kerja, hingga aktivitas sehari-hari seperti menerima dan mengelola inventaris barang, memenuhi pesanan konsumen, dan berkoordinasi dengan mitra pengiriman. Dengan demikian, manajemen gudang yang efektif akan mengoptimalkan dan mengintegrasikan semua aspek operasi gudang untuk memaksimalkan produktivitas dan efisiensi bisnis, memfasilitasi pemenuhan pesanan konsumen yang cepat dan akurat sambil menjaga biaya produksi tetap rendah.
Hubungan Warehouse Management Dengan Supply Chain Management
Perlu Anda ketahui bahwa warehouse management memainkan peran penting dalam supply chain management (SCM) atau manajemen rantai pasokan. Supply chain management adalah langkah-langkah dan proses yang perusahaan perlukan untuk mengubah bahan mentah menjadi produk yang siap di distribusikan ke pelanggan. Manajemen gudang memainkan peran penting dalam menjaga rantai pasokan berjalan lancar karena membantu Anda mengelola penyimpanan bahan mentah, produk jadi, dan inventaris lainnya secara efisien sampai akhirnya Anda butuhkan untuk keperluan proses bisnis. Manajemen gudang yang memprioritaskan layanan yang cepat dan efisien tanpa mengorbankan kualitas dapat menguntungkan seluruh rantai pasokan. Selain itu juga membantu bisnis dapat membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan dan mitra bisnis.
Apa Itu Warehouse Management System?
Nah, setelah mengetahui makna dasar warehouse management, kini Anda akan lebih mudah memahami apa itu warehouse management system. Sederhananya, warehouse management system adalah sekumpulan aplikasi perangkat lunak yang mengontrol operasi gudang harian dengan mengotomatisasi proses dan mengoordinasikan banyak bagian gudang yang bergerak. Mulai dari pengontrolan staf gudang, peralatan, inventaris, dan pesanan pelanggan. Di era perdagangan dan pemasaran digital global saat ini, banyak perusahaan mulai beralih ke WMS untuk mencapai akurasi dan efisiensi produksi gudang agar produk sampai ke tangan pelanggan tepat waktu. Solusi WMS dapat diberikan sebagai bagian dari rangkaian aplikasi bisnis perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise Resource Planning) atau sebagai produk mandiri yang berbasis cloud atau lokal.
Manfaat Warehouse Management System
Berdasarkan definisi di atas, adapun manfaat yang akan Anda dapatkan setelah memanfaatkan WMS adalah sebagai berikut.
- Mengurangi adanya bahan dan produk sisa atau limbah produksi: Manajemen tempat gudang, inventaris, dan tenaga kerja yang lebih baik dapat membantu memangkas biaya perusahaan (incremental cost) dan meminimalkan adanya limbah produksi berupa produk sisa.
- Mengoptimalkan proses gudang: WMS dapat menggunakan analitik data untuk menunjukkan adanya hambatan dan proses yang tidak efisien selama operasional gudang. Baik itu dari segi penerimaan inventaris hingga pengambilan, pengepakan, dan pengiriman.
- Mengurangi risiko human error: WMS menjadi sistem yang sederhana dan efisien untuk keperluan penyimpanan, pengambilan, dan pengemasan produk. Tujuannya adalah untuk meningkatkan akurasi pesanan dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk operasional gudang.
- Melacak bahan produksi secara real-time: WMS dapat membantu Anda untuk melacak inventaris dengan nomor lot dan batch untuk melihat di mana bahan atau produk berada selama setiap tahap perjalanannya melalui supply chain.
- Meningkatkan hubungan antara pelanggan dan supplier: Dengan WMS, Anda dapat dengan mudah mengkoordinasikan operasi masuk (inbound operation) dan operasi keluar (outbound operation) melalui upaya komunikasi dengan pemasok dan layanan transportasi untuk memastikan pengiriman pesanan lebih efisien dan pelanggan dapat menerima pesanan dengan cepat.
- Meningkatkan fleksibilitas layanan: WMS dapat beradaptasi dengan perubahan volume pesanan setelah adanya peningkatan penjualan produk musiman (seasonal product) atau membantu bisnis merespons gangguan yang tidak terduga seperti keterlambatan pengiriman karena faktor eksternal lainnya.
Tipe Warehouse Management System
Seperti halnya jenis perangkat lunak bisnis lainnya, ada berbagai jenis atau tipe WMS yang bisa Anda gunakan. Berikut ini ketiga jenis yang paling sering gudang perusahaan manfaatkan.
1. Standalone On-Premises WMS
Jenis WMS ini biasanya menawarkan fungsionalitas dasar, misalnya fitur manajemen gudang inti seperti manajemen inventaris, pemenuhan pesanan, dan pengiriman produk. Perusahaan yang menggunakan standalone on-premises WMS umumnya membutuhkan tim IT untuk memecahkan masalah produksi secara digital dan memelihara hingga meningkatkan performa perangkat lunak selama digunakan. Berbeda dengan jenis lainnya, WMS lokal ini biasanya membutuhkan waktu lebih lama untuk Anda terapkan karena memerlukan integrasi khusus dengan sistem bisnis yang ada.
2. Cloud WMS Cloud
WMS adalah salah satu solusi penerapan software-as-a-service (SaaS) berbasis web yang nantinya pengguna akses melalui internet. Tipe WMS ini butuh lebih sedikit on-site hardware dan spesialis IT untuk mengoperasikan manajemen gudang sehingga umumnya lebih cepat untuk diterapkan. Cloud WMS sangat mudah dikonfigurasi sehingga memungkinkan perusahaan dapat menyesuaikan WMS dengan kebutuhan dan proses produksi secara spesifik. Cloud WMS dapat terintegrasi dengan cloud ERP dan teknologi gudang lainnya seperti perangkat seluler, konveyor, dan mesin sortir.
3. ERP WMS Modules
Modul ERP WMS terintegrasi dengan solusi ERP yang biasanya mencakup modul lain untuk akuntansi, customer relationship management (CRM), sumber daya manusia, serta inventaris dan manajemen pesanan. Karena semua data gudang tersimpan dalam database bersama yang modul lain juga pakai, setiap orang dalam organisasi memiliki akses ke informasi gudang terkini yang sama setiap saat. Penggunaan Warehouse Management System
4. Pemenuhan Pesanan
WMS dapat memfasilitasi pemenuhan pesanan pelanggan dengan cepat dan akurat. Untuk memenuhi pesanan setiap hari, tim pengiriman dapat menggunakan daftar pengepakan yang sangat rinci untuk mengetahui apa saja daftar yang mereka butuhkan dan di mana lokasinya.
5. Pemantauan dan Pelaporan
WMS dapat mendokumentasikan prosedur operasi standar untuk memastikan karyawan mengikutinya setiap saat dan memantau operasi gudang untuk mendeteksi masalah. Perusahaan kemudian dapat menganalisis data yang dikumpulkan oleh WMS untuk menilai kinerja gudang, menemukan area sistem yang perlu ditingkatkan, membuat tujuan, dan melacak kemajuan dari waktu ke waktu. Pada dasarnya, ada banyak sekali aplikasi WMS yang tersedia di luaran sana. Termasuk perangkat lunak yang dirancang khusus untuk industri dan perusahaan tertentu dengan berbagai ukuran.
Operasi gudang dapat sangat bervariasi tergantung pada niche industri dan kebutuhan bisnis masing-masing perusahaan. Sehingga Anda harus meneliti pilihan secara cermat agar dapat menentukan seberapa baiknya kualitas setiap produk memenuhi kebutuhan pelanggan. Misalnya, produsen makanan kemungkinan akan memiliki persyaratan gudang yang berbeda dari produsen elektronik. Dan operasi manajemen gudang perusahaan UKM mungkin memiliki prioritas yang berbeda dari perusahaan besar.
